Meldestelle für Vertragskunden IMS Services gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Herzlich Willkommen bei der internen Meldestellt gemäß HinSchG.

Die interne Meldestelle ist ein Anlaufpunkt für Mitarbeiter (Beschäftigte von Vertragskunden IMS Services), um Compliance- oder Gesetzesverstöße zu melden, die dann durch die interne Meldestelle nachverfolgt werden. Für eine Meldung können Beschäftigte damit auch Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten umgehen.

Hierzu stehen folgende Meldewege zur Verfügung:

Persönliche Ansprache (4-Augen-Gespräch persönlich, Telekomunikation)
Briefkontakt (Postdienste, Zustellservicedienste, Postwurfmitteilung)
Mailnachricht

Bevor Sie meine untenstehenden Kontaktdaten und Zugang zum Kontaktformular erhalten, benötigen Sie noch weitere dringende Informationen. Bitte lesen Sie diese sorgfältig und genau durch und entscheiden Sie danach, ob Sie eine Meldung zum Hinweisgeberschutzgesetz abgeben möchten.

Welche Vorkommnisse können gemeldet werden?

Konkret bezieht sich das Hinweisgeberschutzgesetz auf Meldungen zu Verstößen in folgenden Bereichen:

Datenschutz
Arbeitsschutz
Öffentliche Gesundheit
Umweltschutz
Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Korruption
Straf- und Bußgeldrecht
Mobbing, sexuelle Belästigung, Gewalttaten
Finanz- und Steuerrecht
Lebensmittelsicherheit und Tierschutz
Produktsicherheit, Produktkonformität
Verbraucherschutz
Öffentliches Auftragswesen
Verkehrsrecht
Verfassungsfeindliche Äußerungen (Nur bei Behörden)
Sonstige

Wenn die Meldung keinem dieser Bereiche entspricht, kann ein Unternehmen selbst entscheiden, ob es die Angelegenheit weiterverfolgt, oder an die dafür zuständige Stelle verweist.

Wohin können Meldungen zum Hinweisgeberschutzgesetz gemacht werden?

Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle, oder eine externe Meldestelle (Bundesamt für Justiz, Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, Bundeskartellamt, sowie weitere externe Meldestellen der Länder; Adressen siehe unten) wenden.

Diese Personen sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.

Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Maßnahmen nach Eingang einer Meldung bei IMS Services als internen Meldestelle

Die interne Meldestelle prüft, ob der Hinweis stichhaltig und begründet ist. Entscheidet sie dem Hinweis nachzugehen, muss sie dem Hinweisgeber nach spätestens sieben Tagen, den Eingang der Meldung bestätigen (wenn namentlich bekannt). Anschließend dokumentiert die interne Meldestelle den Hinweis.

Nächster Schritt ist die Ermittlung und Mitteilung an das betroffene Unternehmen (ohne Angaben von persönlichen Daten, oder Hinweise auf mögliche Kontakte).

Stellt sich im Laufe der internen Ermittlungen heraus, dass es sich um eine Falschmeldung handelt, muss der Hinweisgeber ggf. für den Schaden aufkommen. Das schützt die Unternehmen vor unbegründeten Meldungen.

Die interne Meldestelle leitet anschließend Folgemaßnahmen ein. Nach spätestens drei Monaten hat der Hinweisgeber Anspruch auf eine Rückmeldung (wenn bekannt), in der die ergriffenen Folgemaßnahmen mit Begründung aufgeführt werden. Eine Einschränkung hiervon gibt es, wenn die Rückmeldung Ermittlungen beeinträchtigen oder Rechte der in der Meldung involvierten Person verletzen würde. In diesem Fall, ist die Rückmeldung zu unterlassen.

Kann die interne Meldestelle keine Ziele erreichen, und / oder handelt es sich um Meldungen mit Gefahr für Leib und Leben, schwere Straftaten, Gesundheitsschutz, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder Korruption, kann die Meldestelle entscheiden die Meldung an eine externe Meldestelle weiterzuleiten.

Informationslink Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG):

https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/index.html#BJNR08C0B0023BJNE002400000

Erklärung der internen Meldestelle

IMS Services, erklärte als interne Meldestelle für Bestandskunden IMS Services hiermit folgende Grundlagen:

Vertraulichkeit und Verschwiegenheit

IMS Services schützt als interne Meldestelle die Identität der Hinweisgeber und der von der Meldung betroffenen Personen.

Qualifikation

IMS Services bestätigt hiermit als interne Meldestellenbeauftragte entsprechende Fach- und Sachkunde zu besitzen, aufzubauen und aufrecht zu erhalten.

Datenschutz

Datenschutzinformation zu Hinweisgeber nach HinSchG, gemäß Art. 13 DSGVO für betroffene Personen

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch IMS Services Dienstleistungen und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Wer ist für den Datenschutz verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
IMS Services Dienstleistungen
Joachim Seitz
Weinbergweg 23
97702 Münnerstadt
Telefon (0 97 33) 40 07
Mobil (01 60) 979 36 815
info@imsservices.biz

Sie erreichen unsere verantwortliche Stelle für Datenschutz unter:
IMS Services Dienstleistungen
Datenschutzbeauftragter
Weinbergweg 23
97702 Münnerstadt
Telefon (0 97 33) 40 07
Mobil (01 60) 979 36 815
info@imsservices.biz

Für welche Zwecke erheben wir die Daten?
Artikel 6 DSGVO (1) a, b und c
a. Einwilligung (Kontaktaufnahme)
b. Zur Erfüllung eines Vertrages (Meldung HinSchG)
c. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (HinSchG)

Welche Daten werden erhoben und verarbeitet?
Wir erheben folgende persönliche Daten:

Meldedaten: Name und Vorname, Adressdaten, Erreichbarkeiten (Freiwillig)
Arbeitgeberdaten (Name, Adresse, Erreichbarkeiten)
Erhebungsdatum der Meldung
Meldedaten und Hinweise, Anlagen zur Meldung (Beweisdaten)

Welches berechtigte Interesse haben wir an den Daten?

Auftragserfüllung als interne Meldestelle mit Meldekanal nach HinSchG, sowie Umsetzung gesetzlicher Grundlagen (HinSchG), sowie Umsetzung der gemäß HinSchG verpflichteten Aufgaben.

An welche Parteien werden die Daten übermittelt?
Eine Weitergabe Ihrer Daten durch Unternehmen erfolgt innerhalb des Unternehmens an folgende Parteien:

Keine Weitergabe von persönlichen Daten an Dritte (Schutz der Identität der Hinweisgeber)
Vorbehalt der Weitergabe persönlicher Daten an Strafverfolgungsbehörden und externen Meldestellen, bei erforderlichem Bedarf und gesetzlicher Grundlage.
Vorbehaltlich, im Rahmen von Regressansprüchen bei vorsätzlichen Falschmeldung, Weitergabe an Auftragsverarbeitungsdienstleister

Die Daten werden ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigt. Darüber hinaus erhalten externe Stellen Ihre Daten ausnahmslos nur dann, wenn diese von uns auf ihre Pflichten als Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichtet wurden (Art. 28 DS-GVO) und gewährleisten, dass sie Ihre Daten gemäß unseren Weisungen verarbeiten, oder andere gesetzlichen Vorgaben (HinSchG) dazu verpflichten.

Werden die Daten in ein Drittland übermittelt?
• Nein

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Unternehmen speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erbringung der damit verbundenen vertragsgegenständlichen Leistungen erforderlich ist. Hiervon umfasst ist neben der Dauer der eigentlichen Geschäftsbeziehung (Umsetzung HinSchG) auch die Datenverarbeitung im Rahmen der Anbahnung und Abwicklung von Maßnahmen zum HinSchG. Daneben unterliegt das Unternehmen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch sowie aus steuerrechtlichen Vorschriften (Abgabenordnung (AO)) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen fünf bis zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei bis zu dreißig Jahren).

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten und das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung zu, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung zu fordern.

Haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde?

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Postanschrift:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27
91522 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 53 1300
Telefax: +49 (0) 981 53 98 1300
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

Sie haben dort auch die Möglichkeit eine Beschwerde „Online“ zu erklären.

Meldekanäle der internen Meldestelle
Sie erreichen die „IMS Services Meldestelle“ unter folgenden Meldekanälen:

Persönlicher Meldekanal:
Joachim Seitz
97702 Münnerstadt Weinbergweg 23

Telefonischer Meldekanal:
24h Mobiltelefon 0169 979 36 815

Internet, Mail Meldekanal:
info@imsservices.biz

Hinweis:

Beachten Sie bitte, dass Mailmeldungen über Ihren Arbeitgeber vom Systemadministrator gesehen, bearbeitet und gespeichert werden können. Wir raten Ihnen ausschließlich private Geräte und Software zu nutzen, um mit uns in Kontakt zu treten.

Meldekanäle der externen Meldestellen
Meldungen über die Homepage der jeweiligen Meldestellen. Bitte beachten Sie die jeweiligen Zuständigkeiten der Behörden.

Bundesamt für Justiz-Hinweisgeberstelle

https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht

https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html

Bundeskartellamt

https://www.bundeskartellamt.de/DE/Kartellverbot/Hinweise_auf_Verstoesse/Hinweise_node.html

Kontaktformular für Hinweisgeber

Mit dem Absenden des Kontaktformulars bestätigt der/die Melder(in) die Datenschutzbestimmungen zu akzeptieren und zur Kenntnis genommen zu haben und die Informationen zu Meldung gelesen und verstanden zu haben. Insbesondere dass vorsätzliche Falschmeldungen zu Schadensersatzansprüche und rechtlichen Folgen führen können.

Die persönlichen Angaben (Meldedaten) Namen, Vorname, Adressdaten und Erreichbarkeiten sind freiwillig. Ohne persönliche Angaben kann jedoch keine Kommunikation, zwischen Melder(in) und interne Meldestelle hergestellt werden.